Text copied to clipboard!
Názov
Text copied to clipboard!Administrátor dokumentácie
Opis
Text copied to clipboard!
Hľadáme administrátora dokumentácie, ktorý bude zodpovedný za efektívnu správu, organizáciu a kontrolu firemnej dokumentácie v súlade s internými postupmi a platnými predpismi. Táto pozícia je vhodná pre detailne orientovaného profesionála, ktorý dokáže pracovať systematicky, presne a spoľahlivo aj pri väčšom objeme dokumentov a viacerých paralelných úlohách. Administrátor dokumentácie zohráva dôležitú úlohu pri zabezpečovaní toho, aby boli všetky dokumenty správne evidované, aktualizované, archivované a dostupné oprávneným osobám v správnom čase.
Na tejto pozícii budete spolupracovať s viacerými oddeleniami, podporovať interné procesy a dohliadať na dodržiavanie štandardov pri tvorbe, schvaľovaní, distribúcii a uchovávaní dokumentov. Vašou úlohou bude spravovať fyzickú aj elektronickú dokumentáciu, kontrolovať verzie dokumentov, sledovať termíny revízií a zabezpečovať, aby boli záznamy úplné, konzistentné a ľahko dohľadateľné. Dôležitou súčasťou práce je aj komunikácia so zamestnancami, poskytovanie podpory pri práci s dokumentačnými systémami a pomoc pri nastavovaní efektívnych administratívnych postupov.
Úspešný kandidát by mal mať výborné organizačné schopnosti, zmysel pre poriadok a schopnosť pracovať diskrétne s citlivými informáciami. Očakáva sa znalosť kancelárskych nástrojov, skúsenosť s evidenciou dokumentov a schopnosť orientovať sa v interných smerniciach, procesoch a požiadavkách na archiváciu. Výhodou je skúsenosť s dokumentačnými alebo podnikovými informačnými systémami, ako aj schopnosť navrhovať zlepšenia v oblasti správy dokumentov.
Táto rola je ideálna pre človeka, ktorý má rád štruktúru, presnosť a administratívnu podporu procesov. Ponúka možnosť podieľať sa na zvyšovaní kvality interného riadenia informácií, zlepšovaní dostupnosti dokumentov a podpore súladu s požiadavkami organizácie. Ak ste zodpovedný, dôsledný a máte záujem o prácu, pri ktorej je poriadok, kontrola a spoľahlivosť kľúčová, táto pozícia vám poskytne stabilné a zmysluplné uplatnenie v administratívnom prostredí.
Zodpovednosti
Text copied to clipboard!- Spravovať a evidovať fyzickú aj elektronickú dokumentáciu spoločnosti.
- Kontrolovať správnosť, úplnosť a aktuálnosť dokumentov a záznamov.
- Zabezpečovať archiváciu dokumentov podľa interných pravidiel a legislatívnych požiadaviek.
- Sledovať verzie dokumentov a koordinovať ich aktualizácie a revízie.
- Distribuovať dokumenty oprávneným osobám a udržiavať prístupové práva.
- Spolupracovať s jednotlivými oddeleniami pri tvorbe a schvaľovaní dokumentácie.
- Vyhľadávať dokumenty na požiadanie a zabezpečovať ich rýchlu dostupnosť.
- Podporovať zamestnancov pri používaní dokumentačných systémov a postupov.
Požiadavky
Text copied to clipboard!- Stredoškolské alebo vysokoškolské vzdelanie administratívneho alebo príbuzného smeru.
- Skúsenosti so správou dokumentácie alebo administratívnou prácou.
- Výborné organizačné schopnosti a dôraz na detail.
- Schopnosť pracovať samostatne aj v tíme.
- Znalosť práce s balíkom Microsoft Office alebo podobnými nástrojmi.
- Schopnosť pracovať s dôvernými informáciami diskrétne a zodpovedne.
- Dobré komunikačné schopnosti v písomnej aj ústnej forme.
- Výhodou je skúsenosť s archivačnými alebo dokumentačnými systémami.
Potenciálne otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Aké skúsenosti máte so správou a evidenciou dokumentácie?
- Pracovali ste už s elektronickým dokumentačným systémom?
- Ako zabezpečujete presnosť a aktuálnosť dokumentov vo svojej práci?
- Ako by ste postupovali pri hľadaní chýbajúceho alebo neúplného dokumentu?
- Máte skúsenosti s archiváciou podľa interných alebo zákonných pravidiel?
- Ako si organizujete prácu pri viacerých súbežných administratívnych úlohách?
